Informationen zur Änderung der Beleg- und Buchnachweispflicht bei innergemeinschaftlichen Lieferungen, Gelangensbestätigung

Zum 31. Dezember 2013 ist die Übergangsregelung der mit Wirkung zum 01. Oktober 2013 in Kraft getretenen Neuregelung der Beleg- und Buchnachweispflicht für innergemeinschaftliche Lieferungen ausgelaufen. Ab dem 01. Januar 2014 ist diese „Neuregelung“ nunmehr endgültig verbindlich anzuwenden.

Im Folgenden wollen wir für Sie die wichtigsten Eckpunkte der geänderten Nachweispflichten für innergemeinschaftliche Lieferungen nochmals zusammenfassen. Dabei beschränken wir uns auf die wichtigsten Neuregelungen. Eine vollumfängliche Darstellung sowie die Ausführung von Sonder- und Ausnahmefällen ist aufgrund der umfangreichen Änderungen und der Komplexität des deutschen Umsatzsteuerrechts leider nicht möglich. Diese Ausführungen ersetzen somit keinesfalls eine individuelle Beratung.

Innergemeinschaftliche Lieferungen sind unter bestimmten Voraussetzungen umsatzsteuerfrei. Unter anderem muss der Lieferer buch- und belegmäßig nachweisen, dass der Liefergegenstand

  • tatsächlich von Deutschland ins EU-Ausland gelangt ist,
  • der Abnehmer Unternehmer ist und den Gegenstand für sein Unternehmen bezieht und
  • der Erwerb des Gegenstandes im Land des Abnehmers der Umsatzbesteuerung (innergemeinschaftlicher Erwerb) unterliegt.

Die §§ 17a bis 17c UStDV regeln im Einzelnen, wie der Unternehmer die Nachweise für die innergemeinschaftlichen Lieferungen zu führen hat. Dies muss sich aus den Belegen leicht und eindeutig nachprüfbar ergeben.

Zu diesem Zweck hat man in Deutschland als neue Nachweisregelung die sog. Gelangensbestätigung eingeführt. Auf Drängen der Praxis wurden in § 17a UStDV auch alternative Nachweise zugelassen. Aus Sicht der Finanzverwaltung stellt die Gelangensbestätigung jedoch weiterhin den primären Belegnachweis dar.

1.Grundsatzregelung zum Belegnachweis gem. § 17a Abs. 2 UStDV:

GELANGENSBESTÄTIGUNG

Nach § 17a Abs. 2 UStDV gilt in den Fällen, in denen der Lieferant oder der Abnehmer den Gegenstand in das übrige EU-Gebiet befördert oder versendet hat, der Nachweis als eindeutig und leicht nachweisbar erbracht, wenn er wie folgt geführt wird:

durch das Doppel der Rechnung und
durch eine Bestätigung des Abnehmers (Gelangensbestätigung) etc.
Die Gelangensbestätigung muss die folgenden erforderlichen Angaben enthalten:

  • den Namen und die Anschrift des Abnehmers
  • die Menge des Gegenstands der Lieferung und die handelsübliche Bezeichnung (einschl. Fahrzeug-ID-Nr. bei Fahrzeugen)
  • den Ort und den Monat des Erhalts / Ende der Beförderung des Gegenstands in das übrige Gemeinschaftsgebiet
  • das Ausstellungsdatum der Bestätigung
  • die Unterschrift des Abnehmers oder eines von ihm zur Abnahme Beauftragten gem. § 17a Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 UStDV n.F. (im Zweifel ist der Nachweis der Vertretungsberechtigung zu führen).

Dabei muss die Gelangensbestätigung nicht auf einem amtlichen Vordruck erteilt werden. Auch selbst formulierte Bestätigungen sind zulässig. Diese können auch in englischer oder französischer Sprache abgefasst werden. Entsprechende Nachweise in anderen Sprachfassungen bedürfen aber einer amtlich beglaubigten Übersetzung.

Die Gelangensbestätigung kann als Sammelbestätigung ausgestellt werden. In dieser können Umsätze bis zu einem Quartal zusammengefasst werden. Es ist somit nicht erforderlich, die Gelangensbestätigung für jeden einzelnen Liefergegenstand auszustellen. Die Gelangensbestätigung kann aus mehreren Dokumenten bestehen, aus denen sich die erforderlichen Angaben insgesamt ergeben. Sie kann z.B. auch aus einer Kombination der Rechnung oder des Lieferscheins mit einer entsprechenden Bestätigung über den Erhalt des Liefergegenstands bestehen.

Eine elektronische Übermittlung der Gelangensbestätigung ist möglich und bedarf grundsätzlich keiner Unterschrift, sofern die elektronische Übermittlung erkennbar im Verfügungsbereich des Abnehmers / Beauftragten begonnen hat. Die Erkennbarkeit des Beginns der elektronischen Übermittlung wird insbesondere dann angenommen wenn:

im sog. “Header-Abschnitt” der E-mail die Absenderangaben und Datum der Erstellung der E-mail enthalten sind,
es sich um eine bekannte E-Mail Adresse handelt, die insbesondere im Zusammenhang mit dem Abschluss des Liefervertrags bekannt geworden ist,
ein zuvor vereinbartes elektronisches Verfahren zwischen den Unternehmen verwendet wird.
Aufgrund ihrer Belegfunktion kann die Gelangensbestätigung immer erst nach Erhalt der Ware vollständig erstellt werden. Dem liefernden Unternehmer wird die Gelangens-bestätigung somit regelmäßig erst eine bestimmte Zeit nach Ausführung seiner Lieferung vorliegen. D.h. im Zeitpunkt der an sich steuerfreien Lieferung verfügt der Unternehmer noch nicht über den entsprechenden Nachweis. Sofern seitens des liefernden Unternehmers befürchtet wird, die Gelangensbestätigung nicht zu erhalten, hat dieser die Möglichkeit sich abzusichern, indem er z.B. zunächst eine Bruttorechnung ausstellt, die er, nach wirksamer Erteilung der Gelangensbestätigung, später wieder berichtigt.

Die Gelangensbestätigung ist eine deutsche Errungenschaft, deren Sinn und Zweck dem Kunden in anderen EU-Ländern deshalb meist erst erklärt werden muss. Vor diesem Hintergrund hat die IHK Lahn-Dill für inländische Lieferer eine deutsch-englische Sprachfassung zur Information ihrer Geschäftspartner im EU-Ausland erstellt, die bei Bedarf auf deren Internetseite als Download abrufbar ist.

2.Belegnachweis-ALTERNATIVEN nach § 17a Abs. 3 UStDV

In bestimmten Fällen kann (Wahlrecht) der lieferende Unternehmer den Belegnachweis auch durch andere Belege als die Gelangensbestätigung führen. Hierzu gehören z.B.:

  • Versendungsbelege in Versendungsfällen, insbesondere Frachtbrief
  • Andere handelsübliche Belege in Versendungsfällen – Spediteurbescheinigung
  • Versendungsprotokoll in Versendungsfällen durch einen Kurierdienst o.ä. Beauftragte
  • Empfangsbescheinigung eines Postdienstleisters in Versendungsfällen
  • Spediteurversicherung bei Versendung im Auftrag des Abnehmers
  • Bestätigung der Abgangsstelle in Beförderungsfällen im gemeinschaftlichen Versandverfahren (gVV)
  • Belegnachweis-Alternativen bei verbrauchsteuerpflichtigen Waren
  • Abschrift der Zulassung des Straßenverkehrsfahrzeugs auf den Erwerber bei Beförderung durch den Abnehmer

zu a) Versendungsbelege in Versendungsfällen, insbesondere Frachtbrief

Dieser Alternativnachweis beschränkt sich auf reine Versendungsfälle, d.h. wenn die Beförderung durch einen selbständigen Beauftragten (z.B. Spedition) ausgeführt wird.

Den Nachweis über die Versendung eines Gegenstands in das übrige Gemeinschaftsgebiet kann der Unternehmer auch durch einen Versendungsbeleg, insbesondere durch einen Frachtbrief oder Konnossement, oder durch deren Doppelstücke, führen. Der Frachtbrief ist ab dem 01. Oktober 2013 nicht nur vom Auftraggeber, sondern auch vom Empfänger zur Bestätigung des Erhalts des Gegenstandes zu unterzeichnen. Welche Angaben ein HGB-Frachtbrief enthalten muss, regelt § 408 HGB.

U. a. hat ein Frachtbrief auch den Absender zu enthalten (= Vertragspartner des Frachtführers). Die Prüfer der Finanzverwaltung bemängeln in letzter Zeit häufiger Frachtbriefe wegen falscher Absenderangaben. Ist der Absender nicht eindeutig nachweisbar, nimmt die Finanzverwaltung die vereinbarten Lieferkonditionen an. Ergibt sich demnach eine falsche Absenderangabe, erkennen die Prüfer einen solchen Frachtbrief nicht an.

Als Nachweis ist regelmäßig auch ein CMR-Frachtbrief anzuerkennen.

Allerdings werden in letzter Zeit durch die Prüfer der Finanzverwaltung häufig CMR-Frachtbriefe bemängelt, bei denen die Angabe fehlt, dass die Beförderung trotz einer gegenteiligen Abmachung den Bestimmungen des CMR-Übereinkommens unterliegt. Die Angabe „CMR“ alleine reicht nicht aus. Ein solcher Frachtbrief wird als Nachweis nicht anerkannt.

zu b) Andere handelsübliche Belege in Versendungsfällen – Spediteurbescheinigung

Auch diese Belegnachweis-Alternative ist auf reine Versendungsfälle, bei denen die Beförderung durch einen selbständigen Beauftragten (z.B. Spedition) ausgeführt wird, beschränkt.

Der Unternehmer kann den Nachweis der innergemeinschaftlichen Lieferung durch einen anderen handelsüblichen Beleg als einen Versendungsbeleg (s. Buchstabe a)) führen, insbesondere mit einer Bescheinigung des beauftragten Spediteurs (sog. „weiße Spediteurbescheinigung“).

Die erforderlichen Angaben sind in § 17a Abs. 3 S. 1 Nr. 1b UStDV n.F. aufgeführt. Der Belegnachweis kann hier erst nach Beendigung der Versendung erfolgen, da der Zeitpunkt (Monat) der Beendigung des Transports anzugeben ist.

U.a. muss die Spediteurbescheinigung einen Vermerk darüber enthalten, dass die Angaben in der Spediteurbescheinigung auf Grund von Geschäftsunterlagen gemacht wurden, die im Gemeinschaftsgebiet nachprüfbar sind. Die Prüfer der Finanzverwaltung bemängeln in letzter Zeit häufig Spediteurbescheinigungen, bei denen diese Angabe fehlt und erkennen diese nicht als Nachweis an.

zu c) Versendungsprotokoll in Versendungsfällen durch einen Kurierdienst o.ä. Beauftragte

Wie bereits bei den zuvor dargestellten Alternativen beschränkt sich auch dieser Alternativnachweis auf reine Versendungsfälle.

Der Unternehmer kann den Nachweis der innergemeinschaftlichen Lieferung auch durch eine schriftliche oder elektronische Auftragserteilung und ein von dem mit der Beförderung Beauftragten (z.B. Kurierdienstleister) erstelltes Protokoll, welches den Transport lückenlos bis Ablieferung beim Empfänger nachweist, führen (sog. tracking-and-tracing-Protokoll). Aus diesem Protokoll muss sich der Monat und der Ort des Endes der Beförderung in das übrige Gemeinschaftsgebiet ergeben. Ein Nachweis der Bestätigung des Empfängers, die Ware erhalten zu haben, ist nicht erforderlich. Welche Angaben die Auftragserteilung an den Beförderer inhaltlich enthalten muss, regelt A. 6a.5 Abs. 6 UStAE n.F.

Aus Vereinfachungsgründen kann (Wahlrecht) der liefernde Unternehmer bei der Versendung eines oder mehrerer Gegenstände, deren Wert insgesamt 500,00 € nicht übersteigt, den Nachweis der innergemeinschaftlichen Lieferung durch die schriftliche bzw. elektronische Auftragserteilung an den Beförderer und durch einen Nachweis über die Entrichtung des Kaufpreises, führen. Ein tracking-and-tracing-Protokoll ist hier nicht notwendig.

zu d) Empfangsbescheinigung eines Postdienstleisters in Versendungsfällen

Auch hier liegt eine Beschränkung des alternativen Belegnachweises auf reine Versendungsfälle vor.

Für Postsendungen, bei denen ein wie unter Buchstabe c) ausgeführter Track & Trace-Nachweis nicht möglich ist, kann der Unternehmer den Nachweis der innergemeinschaftlichen Lieferung auch durch eine Empfangsbescheinigung eines Postdienstleisters über die Entgegennahme der an den Abnehmer adressierten Postsendung sowie den Nachweis der Bezahlung führen.

Achtung: Der Nachweis kann nicht mit einer Empfangsbescheinigung eines Postdienstleister erbracht werden, wenn der mit der Beförderung Beauftragte (z.B. Kurierdienst) zwar kein nachvollziehbares Protokoll, das den Transport bis zur Ablieferung beim Empfänger nachweist, zur Verfügung stellen kann, dafür aber z.B. ein Protokoll bis zur Übergabe der Waren an den letzten Unterfrachtführer vorlegen kann. In diesem Falle gilt dann eine Nachweisführung wie unter Buchstabe e) dargestellt als möglich.

zu e) Spediteurversicherung bei Versendung im Auftrag des Abnehmers

Auch für diesen alternativen Nachweis gilt die Beschränkung auf reine Versendungsfälle, bei denen die Beförderung durch einen selbständigen Beauftragten ausgeführt wird. Allerdings muss hier der Versendungsauftrag vom Abnehmer erteilt worden sein.

Wird der Gegenstand durch den Abnehmer versendet, kann der Unternehmer den Belegnachweis der innergemeinschaftlichen Lieferung durch eine Bescheinigung des beauftragten Spediteurs (sog. Spediteurversicherung) erbringen. Diese Bescheinigung muss zu Beginn des Transports ausgestellt werden. Welche Angaben diese enthalten muss, regelt A. 6a.5 Abs. 9 UStDV. Zusätzlich hat der liefernde Unternehmer den Nachweis zu führen, dass die Zahlung von einem Bankkonto des Abnehmers erfolgt ist. Barzahlung ist nach dem Vorschriftentext bei dieser Form der Nachweisführung nicht möglich.

Hat die Finanzverwaltung bei dieser Art des Alternativnachweises Zweifel, ob der Gegenstand tatsächlich in das EU-Ausland gelangt ist, muss der liefernde Unternehmer zusätzlich andere Beweismittel vorlegen können. Somit ist die Spediteurversicherung erheblich in ihrer Beweiskraft herabgesetzt. Wie hoch letztlich das Risiko durch den Belegnachweis mittels der Spediteurversicherung ist, bleibt abzuwarten. Für den Unternehmer besteht folglich ein nicht zu unterschätzendes Risiko beim Belegnachweis der innergemeinschaftlichen Lieferung mit der Spediteurversichrung.

zu f) Bestätigung der Abgangsstelle im gemeinschaftlichen Versandverfahren (gVV)

Diese Alternativnachweisregelung macht keine Beschränkung bezüglich des Auftraggebers für das innergemeinschaftliche Versandverfahren (gVV). Das gVV kann für den liefernden Unternehmer oder auch für den Abnehmer durchgeführt worden sein.

In den Fällen des Transports des Gegenstands der Lieferung im gVV in das übrige Gemeinschaftsgebiet kann der Unternehmer den Nachweis der innergemeinschaftlichen Lieferung durch eine Bestätigung der Abgangsstelle über die innergemeinschaftliche Lieferung führen.

Die Bestätigung wird nach Eingang des Beendigungsnachweises für das Versandverfahren erteilt. Es muss sich daraus die Lieferung in das übrige Gemeinschaftsgebiet ergeben.

Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen betrifft dieses Verfahren nur die Fälle, bei denen ein Gemeinschaftswarentransport in einem EU-Staat beginnt und in einem anderen EU-Staat endet und dabei das Gebiet eines EFTA-Staates (Island, Norwegen und Schweiz einschl. Liechtenstein) berührt wird.

zu g) Belegnachweis-Alternativen bei verbrauchsteuerpflichtigen Waren

Verbrauchsteuerpflichtige Waren im Sinne des UStG sind Mineralöle, Alkohol und alkoholische Getränke sowie Tabakwaren. Hier sind weitere Belegnachweis-Alternativen für innergemeinschaftliche Lieferungen vorgesehen.

Der Nachweis über die innergemeinschaftliche Lieferung kann durch den Unternehmer wie folgt erbracht werden:

EMCS-Eingangsmeldung (Excise Movement an Control System – EDV gestütztes Beförderungs- und Kontrollsystem für verbrauchsteuerpflichtige Waren)
3. Ausfertigung des vereinfachten Begleitdokuments
Auf diese beiden Besonderheiten für verbrauchsteuerpflichtige Waren soll hier aber nicht näher eingegangen werden.

zu h) Abschrift der Zulassung des Straßenverkehrsfahrzeugs auf den Erwerber bei Beförderung durch den Abnehmer

Dieser Alternativnachweis ist auf Beförderungsfälle beschränkt (keine Anwendung auf Versendungsfälle). In diesem Falle muss die Beförderung eines Fahrzeugs vom Abnehmer selbst durchgeführt worden sein.

Bei der innergemeinschaftlichen Lieferung von Fahrzeugen, die durch den Abnehmer befördert werden, kann der Unternehmer den Nachweis der innergemeinschaftlichen Lieferung durch einen Nachweis über die Zulassung des Fahrzeugs auf den Erwerber im Bestimmungsmitgliedstaat der Lieferung führen. Obwohl nach A. 6a.5 Abs. 16 UStAE n.F. eine einfache Kopie der Zulassungsbescheinigung zulässig ist, empfehlen wir in diesen Fällen dennoch, sich eine beglaubigte Abschrift der Bescheinigung geben zu lassen. Eine Zulassung auf Dritte ist nicht ausreichend für den Belegnachweis. Zusätzlich muss die Fahrzeug-Identifikationsnummer angegeben werden.

3.Buchnachweis bei innergemeinschaftlichen Lieferungen

Die Voraussetzungen der Steuerbefreiung sind neben den belegmäßigen Nachweisen auch buchmäßig einschließlich der ausländischen USt-IdNr. des Abnehmers nachzuweisen. Die Voraussetzungen müssen eindeutig und leicht nachprüfbar aus der Buchführung ersehbar sein.

Es sind insbesondere über folgende Punkte Aufzeichnungen zu führen:

  • USt-IdNr. des Abnehmers
  • Name und Anschrift des Abnehmers
  • Name und Anschrift des Beauftragten des Abnehmers bei einer Lieferung, die im Einzelhandel oder in einer für den Einzelhandel gebräuchlichen Art und Weise erfolgt
  • Gewerbezweig / Beruf des Abnehmers
  • Handelsübliche Bezeichnung und Menge des Liefergegenstandes (einschl. Fahrzeug-IdNr. bei Fahrzeugen)
  • Tag der Lieferung
  • Vereinbartes Entgelt bzw. bei Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten, das vereinnahmte Entgelt und den Tag der Vereinnahmung
  • Art des Warentransports (Versendung oder Beförderung) in das übrige Gemeinschaftsgebiet
  • Bestimmungsort (EU-Staat und Stadt / Gemeinde) im übrigen Gemeinschaftsgebiet
  • Art und Umfang einer Be- oder Verarbeitung vor Beförderung oder Versendung in das übrige Gemeinschaftsgebiet
  • Nach wie vor muss die USt-IdNr. regelmäßig abgefragt und schriftlich qualifiziert bestätigt werden (vom Bundeszentralamt für Steuern!). Die Bestätigung ist vor der Auslieferung einzuholen. Eine nachträgliche Einholung kann zur Unwirksamkeit der USt-Lieferbedingungen führen.
  • Die Steuerfreiheit könnte aberkannt werden. Auch weitere Aufzeichnungen und Nachweise, welche die Voraussetzungen zur Steuerbefreiung nachweisen sind, wie bisher, unverändert zu führen (z.B. Verwendungserklärung der USt-IdNr., Vertretungsvollmachten, Nachweise bei
  • Abholfällen, Unternehmereigenschaft des Abnehmers usw.). Grundsätzlich hat nämlich alleine der liefernde Unternehmer die Feststellungslast für das Vorliegen der Voraussetzungen der Steuerbefreiung zu tragen.

Wir hoffen, Ihnen hiermit einen Überblick über die wesentlichen Änderungen der neuen Nachweispflichten für innergemeinschaftliche Lieferungen gegeben zu haben.