Die am 14. November 2015 veröffentlichten (GoBD-Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff konkretisieren die Ordnungs-mäßigkeitsanforderungen der Finanzverwaltung an den Einsatz von IT bei der Buchführung und bei sonstigen Aufzeichnungen. Sie ersetzen mit Wirkung zum 1. Januar 2015 die jahrelang geltenden GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) und GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen). Sie sind von allen Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichtigen zu beachten. Ihre Geltung ist nicht auf die Verwendung von Systemen der doppelten Buchführung beschränkt. Somit sind ausdrücklich auch die steuerlichen Aufzeichnungspflichten eingeschlossen, denen z. B. Einnahmenüberschussrechner unterliegen. Die GoBD beziehen sich auch auf Vor- und Nebensysteme der Finanzbuchführung (z. B. Material- und Warenwirtschaft, Lohnabrechnung, Zeiterfassung). Die GoBD enthalten zahlreiche Konkretisierungen und Verschärfungen.
Die Schwerpunkte und wesentlichen Änderungen haben wir Ihnen hier zusammengestellt:
Zeitgerechte Erfassung und Ordnung von Grund(buch)aufzeichnungen
- Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen innerhalb von zehn Tagen als Orientierung („ist unbedenklich“).
- Acht-Tages-Orientierung bei der Erfassung von Kontokorrentbeziehungen.
- Funktion der Grund(buch)aufzeichnungen kann auf Dauer auch durch eine geordnete Belegablage erfüllt werden, die die „Erfassung“ im Sinne der ersten beiden Punkte einschließt.
Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen
- Grundsätzlich gelten Aufzeichnungen mit Belegcharakter oder in Grundbüchern (z. B. Eingangs- und Ausgangsbücher) mit dem Zeitpunkt der Erfassung (= erstmalige Aufzeichnung, die nicht zwingend IT-gestützt erfolgt) als unveränderbar. Das gilt auch für Vorsysteme (z. B. Material- und Warenwirtschaft, Lohnabrechnung, Zeiterfassung).
- Die buchungstechnische Erfassung unter Einsatz eines IT-Systems und deren Unveränderbarkeit („Festschreibung“) unterliegt erstmals konkreten Fristen, die sich am Termin der USt-Voranmeldung (UStVA) orientieren.
- Bestimmte Formate (Office) und Aufbewahrungsformen (Dateisystem) erfüllen ohne weitere Maßnahmen nicht die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen. Stammdaten mit Einfluss auf Buchungen oder IT-gestützte Aufzeichnungen müssen nachvollziehbar sein (z. B. durch Historisierung, Protokollierung, Verfahrensdokumentation).
Aufbewahrungspflicht von elektronischen Belegen, Daten aus Vorsystemen und Stammdaten
- Im Unternehmen entstandene oder dort in digitaler Form eingegangene aufzeichnungs- / aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze und elektronische Dokumente sind unverändert aufzubewahren und dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden.
- Sie müssen für Zwecke des maschinellen Datenzugriffs durch die Finanzverwaltung vorgehalten werden.
- Das gilt nicht nur für Daten der Finanzbuchführung, sondern auch für alle Einzelaufzeichnungen und Stammdaten mit steuerlicher Relevanz aus den Vor- und Nebensystemen der Finanzbuchführung.
Sonstiges
- Konkretisierte Anforderungen an den Umfang und die Felder von Grund(buch)aufzeichnungen und Buchungssätzen sind zu erfüllen.
Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat ferner unter dem Namen ZUGReRD ein einheitliches Rechnungsdatenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch entwickelt.
Die DATEV e.G. ist Mitglied des FeRD und hat bei der Entwicklung des Standardformats ZUGFeRD mitgewirkt, um Prozesse für Steuerberater und deren Mandanten zu vereinfachen. Das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide Forum elektronischer Rechnung Deutschland) kombiniert das PDF-Dokument der Rechnung mit einer integrierten Rechnungsdatei im XML-Format. Dieses Rechnungsdatenformat erlaubt ein standardisiertes Auslesen von Daten wie Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer usw. und die damit verbundene Nutzung in nachgelagerten Prozessen. Ziel ist die konsequente Weiterentwicklung der medienbruchfreien Verarbeitung von Rechnungsdaten. Die bisher übliche OCR-Erkennung (Optical Character Recognition) soll damit langfristig ersetzt werden. Die Version 1.0 des Datenformats steht seit dem 25. Juni 2014 zur Verfügung.
