Arbeitgeber-Nachweispflichten ab 1. August 2022

Der deutsche Gesetzgeber hat kürzlich den Gesetzesentwurf zur Umsetzung der EU-Richtlinien über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in der europäischen Union verabschiedet, was zahlreiche arbeitsrechtliche Änderungen im Nachweisgesetz und anderen Geset-zen mit erheblicher Auswirkung auf Arbeitsverhältnisse mit sich bringt. Das Gesetz wird am 1. August 2022 in Kraft treten und ist von allen Arbeitgebern zu beachten. Mit der Neufassung des Nachweisgesetzes gelten künftig dessen Regelungen auch für Arbeitnehmer, die als vorrübergehende Aushilfe eingestellt werden. Verstöße gegen das Gesetz sind neuerdings bußgeldbewährt, bis maximal 2.000,00 Euro pro Verstoß.

Das neue Nachweisgesetz ist unbedingt zu beachten.

Die wesentlichen Änderungen des Nachweisgesetzes
Die Verpflichtungen des Nachweisgesetzes wurden durch neue Regelungen ergänzt. In der Vergangenheit wurde dem Arbeitnehmer regelmäßig kein eigenständiger Nachweis erteilt, weil sich – nach dem bisherigen Nachweisgesetz – die wesentlichen Vertragsbedingungen bereits aus dem Arbeitsvertrag ergaben. Die Neufassung des Nachweisgesetzes führt dazu, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, bestimmte wesentliche Vertragsbedingungen dem Arbeitnehmer nachzuweisen. Dies hat zur Konsequenz, dass rein beschreibende Angaben im Arbeitsverhältnis zu ergänzen sind, wobei nicht alle vom neuen Nachweisgesetz geforderten Inhalte in den Arbeitsvertrag aufzunehmen wären, sondern zusätzlich zum Arbeitsvertrag in ein Nachweisschreiben zu formulieren sind.

Ein solches Nachweisschreiben kann auf eine reine Wissenserklärung reduziert werden und begründet keine rechtsgeschäftliche Bindung des Arbeitgebers. Ein solcher Nachweis kann auch einseitig vom Arbeitgeber geändert werden, was das neue Nachweisgesetz ausdrücklich vorsieht. Dies bedeutet jedoch auch, dass ein Nachweis den Arbeitsvertrag nicht ersetzt und Regelungen nur im Arbeitsvertrag rechtlich bindenden Charakter haben.

Welche Angaben im Nachweis und welche Regelungsgegenstände im Arbeitsvertrag zu erfolgen haben, richtet sich danach, ob diese wechselseitigen Rechten und Pflichten, z. B. im Bereich Arbeitszeit, Vergütung begründen und damit eine Vereinbarung im Arbeitsvertrag erforderlich machen.

Bei Regelungen ohne gewollte rechtliche Bindung z. B. zum Arbeitsort, bietet sich die bloße Angabe im Nachweisschreiben an, damit das weite Direktionsrecht und des Arbeitgebers uneingeschränkt erhalten bleibt.

Angaben in einem Nachweisschreiben ab 1. August 2022
Das neue Nachweisgesetz erfordert, dass bei Neueinstellungen ab 1. August 2022 am ersten Tag der Arbeitsleistung der Arbeitgeber eine Niederschrift mit den wesentlichen Angaben über das Arbeitsverhältnis dem Arbeitnehmer aushändigt, die in § 2 Nachweisgesetz enthalten sind (Name, Anschrift der Vertragsparteien, Arbeitsentgelt, Arbeitszeit). Für die weiteren Inhalte und Angaben gibt § 2 Nachweisgesetz noch eine 7-tägige Verlängerung nach dem Beginn des Arbeitsverhält-nisses. Dies führt dazu, dass Personalabteilungen gehalten sind, den vorstehenden Nachweis bei ihren Neueinstellungen ab 1. August 2022 am ersten Tag der Arbeitsleistung dem Arbeitnehmer zu übergeben. Auch für Arbeitsverhältnisse, die begründet wurden bevor die Änderungen des Nachweisgesetzes in Kraft getreten sind, gelten die neuen Regelungen. Mitarbeitende können vom Arbeitgeber verlangen, dass die im Nachweisgesetz genannten wesentlichen Arbeitsbedin-gungen innerhalb von 1 Woche ausgehändigt werden. Falls die Zeit nicht ausreicht, um den Nachweis vollständig zu erstellen, sollte der Arbeitsvertrag, welcher die oben genannten Details in aller Regel enthält, in Schriftform vor Arbeitsantritt abgeschlossen werden. Als Arbeitgeber sollten Sie sich bereits jetzt darauf einstellen, in Bezug auf den Altbestand der Arbeitnehmer die Angaben per Nachweisschreiben binnen 7 Tagen nach einem Verlangen des Arbeitnehmers erteilen zu können.
In Deutschland muss das Nachweisschreiben in Schriftform (Papierform mit eigenhändiger Unterschrift des Arbeitsgebers oder des gesetzlichen Vertreters) übergeben werden, die bloße Textform (wie in allen anderen EU-Ländern) genügt nicht.
Die Nachweisverpflichtungen lassen sich ab 1. August 2022 nicht mehr vollständig durch den Arbeitsvertrag erfüllen, man kann jedoch im Nachweisschreiben bei einzelnen Inhalten auf den Arbeitsvertrag verweisen. Regelungen, welche Rechte und Pflichten begründen, Verpflichtungen des Arbeitgebers ausschließen oder ausgestalten, insbesondere Vergütungsregelungen, müssen unmittelbar Inhalt des Arbeitsvertrages bleiben und genau dort geregelt werden, es sei denn, dass sie ohnehin in Tarifverträgen, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen geregelt sind.
In jedem Falle sollten Arbeitgeber sicherstellen, dass die für Arbeitgeber günstigen Regelungen weiterhin im Arbeitsvertrag geregelt und vom Arbeitnehmer unterschriftlich bestätigt werden (z.B. Überstundenabgeltungsregelungen).

Nachfolgende Arbeitsbedingungen müssen künftig zusätzlich in ein Nachweisschreiben aufgenommen werden:

• Enddatum bei befristeten Arbeitsverhältnissen
• Exakte Regelung einer Teilzeitbeschäftigung
• Möglichkeit von Arbeitnehmern ihren jeweiligen Arbeitsort frei wählen zu können (sofern im Arbeitsvertrag vereinbart)
• Dauer der Probezeit (sofern im Arbeitsvertrag vereinbart)
• Vergütung von Überstunden
• Fälligkeit des Arbeitsentgeltes und Form der Auszahlung
• Vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten, sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und Voraussetzungen für die Schichtänderungen
• Einzelheiten zur Arbeit auf Abruf (falls im Arbeitsvertrag vereinbart)
• Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen
• Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung
• Name und Anschrift des Versorgungsträgers der betrieblichen Altersversorgung (falls eine betriebliche Altersversorgung gewährt wird)
• Das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis, die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage
• Hinweis auf die anwendbaren Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen, sowie Regelungen paritätisch besetzter Kommissionen, die auf der Grundlage kirchlichen Rechts Arbeitsbedingungen für den Bereich kirchlicher Arbeitgeber festlegen
• Erweiterte Dokumentationspflichten für Sachverhalte, bei denen die Arbeitnehmer länger als 4 aufeinanderfolgende Wochen im Ausland arbeiten und/oder die Auslandsaufenthal-te unter dem Anwendungsbereich der Richtlinie 96/71/EG über die Endsendung von Ar-beitnehmern im Rahmen der Erbringung von Dienstleistungen

Weitere Gesetzesänderungen
Durch die Umsetzung der Arbeitsbedingungen-Richtlinie wurde auch das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz mit weitreichenden neuen Regelungen ausgestattet. So muss der Entleiher zukünftig dem Leiharbeitnehmer, der seit mindestens 6 Monaten überlassen ist und der ihm in Textform den Wunsch nach dem Abschluss eines Arbeitsvertrages angezeigt hat, innerhalt eines Monats nach Zugang der Anzeige eine begründete Antwort in Textform mitteilen.
Auch sind Änderungen im Berufsbildungsgesetz, der Gewerbeordnung und im Teilzeit- und Befristungsgesetz gegeben.

Unsere Kanzlei erstellt Ihnen auf Anfrage den Entwurf eines Nachweisschreibens im Sinne des neuen Nachweisgesetzes. Soweit Sie fachkundige Unterstützung zu diesem Thema benötigen, können Sie per E-Mail unter info@dr-schneiderbanger.de, sowie per Telefon unter 09281/71550 und 0961/470350 jederzeit gerne mit uns Kontakt aufnehmen.

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