Als Belegnachweis für eine erfolgte – und deswegen umsatzsteuerfreie – innergemeinschaftliche Lieferung ist die Gelangensbestätigung durch Änderung von § 17 a UStDV mit Wirkung vom 1.10.2013 eingeführt worden. Dazu ist das BMF-Schreiben IV D 3 – S 7141/13/10001 v. 16.9.2013, ergangen, welches in Abschn. II. 2 die Übergangsregelung vorsieht, für innergemeinschaftliche Lieferungen, die bis zum 31.12.2013 ausgeführt werden, werde es nicht beanstandet, wenn der beleg- und buchmäßige Nachweis der Voraussetzung der Steuerbefreiung noch auf der Grundlage der bis zum 31.12.2011 geltenden Rechtslage geführt wird (also durch das Doppel der Rechnung, den Lieferschein und – bei Beförderung des Gegenstandes durch den Abnehmer – dessen Versicherung, den Gegenstand der Lieferung in das übrige Gemeinschaftsgebiet zu befördern).
Die Gelangensbestätigung hat demzufolge die folgenden Angaben zu enthalten: Den Namen und die Anschrift des Abnehmers, die Menge des Gegenstands der Lieferung, die handelsübliche Bezeichnung einschließlich der Fahrzeug-Identifikationsnummer bei Fahrzeugen, im Fall der Beförderung oder Versendung durch den Unternehmer den Ort und den Monat des Erhalts des Gegenstands im übrigen Gemeinschaftsgebiet sowie im Fall der Abholung des Liefergegenstandes durch den Abnehmer den Ort und den Monat der Beendigung der Lieferung im übrigen Gemeinschaftsgebiet, das Ausstellungsdatum und die Unterschrift des Abnehmers, eines von ihm mit der Abnahme Beauftragten oder eines zur Vertretung des Abnehmers Beauftragten (z.B. ein Arbeitnehmer – im Zweifel ist der Nachweis der Vertretungsbefugnis des die Unterschrift Leistenden zu führen). Die Angaben können sich aus verschiedenen Dokumenten (z.B. auch aus der Rechnung) ergeben, die gemeinsam aufbewahrt werden.
Zur Gelangensbestätigung sind ferner Vereinfachungsregelungen geschaffen worden. So kann sie als Sammelbestätigung ausgestellt werden, in der die Umsätze mit einem Abnehmer aus einem Quartal zusammengefasst werden. Zudem ist sie in vielen Fällen verzichtbar.
(I) Zugelassen wird auch eine elektronische Übermittlung der Gelangensbestätigung. Eine Unterschrift ist in diesem Fall nicht erforderlich, sofern erkennbar ist, dass die elektronische Übermittlung im Verfügungsbereich des Abnehmers begonnen hat. Dies wird z.B. unterstellt, wenn die Absenderangaben und das Datum der Erstellung der E-Mail in dem sog. Header-Abschnitt den Abnehmer oder seinen Beauftragten ausweisen oder die im Geschäftsverkehr mit dem Abnehmer bzw. einem Beauftragten bekannt gewordene E-Mail-Adresse verwendet wird. Zur Dokumentation genügt ein Papierausdruck der E-Mail.
(II) Der Nachweis kann optional im Falle der Versendung des Gegenstandes durch den Unternehmer durch einen Versendungsbeleg, insbesondere durch einen handelsrechtlichen
Frachtbrief erbracht werden. Denkbar ist ebenso die Nachweisführung durch die schriftliche oder elektronische Auftragserteilung und ein von dem mit der Beförderung Beauftragten (z.B. Kurierdienst) erstelltes Protokoll, das den Transport lückenlos nachweist (z.B. elektronisches Lieferverfolgungsprotokoll). In Fällen von Postsendungen reicht eine Empfangsbescheinigung des Postdienstleisters über die Entgegennahme der Postsendung und der Nachweis über die Bezahlung der Lieferung aus.
(III) Erfolgt die Versendung des Liefergegenstandes durch den Abnehmer, kann zur Dokumentation ein Nachweis über die Entrichtung des Entgelts und eine Bescheinigung des beauftragten Spediteurs vorgelegt werden.
(IV) Nur für den Fall, dass der Abnehmer der Lieferung diese selbst im Inland abholt, ist die
