Entwurf einer Neufassung der GoBD
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff gelten sowohl für Buchführungspflichtige als auch für Unternehmer, die freiwillig Bücher führen und diese Abschlüsse dann der Besteuerung zugrunde legen.
Auch Unternehmer, die ihren Gewinn durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln, sind davon betroffen, denn auch für diesen Personenkreis gelten die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungs-Vorschriften der §§ 145 bis 147 AO sowie des § 22 UStG i. V. m. §§ 65 bis 68 UStDV.
Unter anderem zeigt ein Urteil des Finanzgerichts Münster, welcher gesetzlicher Werkzeugkasten für die Betriebsprüfung hier vorliegt. Finden Betriebsprüfer formelle Verstöße gegen die Grundsätze der digitalen Buchführung (GoBD), dann sind die Betriebe in der Beweislast. Sie müssen nachweisen, dass ihre digitalen Daten nicht manipulierbar sind.
Finden sie also formelle Mängel, dann können sie relativ schnell die Buchhaltung verwerfen und die Steuern schätzen. Dafür können schon fehlende Protokolldateien sowie fehlende oder unvollständige Dokumentationen genügen. Im Vergleich zu materiellen Fehlern, ist der Nachweis formeller Mängel relativ einfach – vor allem nach den Grundsätzen der digitalen Buchführung. Es genüge zum Beispiel schon, wenn die Verfahrensdokumentation fehlt oder unvollständig ist. „Dann können Betriebsprüfer schneller und einfacher die komplette Buchhaltung verwerfen und Steuern hinzu schätzen”.
Anders bei materiellen Fehlern, wenn ein Betrieb zum Beispiel in einer Rechnung den falschen Umsatzsteuersatz ausgewiesen hat: Das Ausmaß solcher Fehler müssen die Betriebsprüfer über den Einzelfall hinaus belegen, zum Beispiel durch Nachkalkulationen und Geldverkehrsrechnungen. „Das ist trotz der Digitalisierung vergleichsweise aufwendig.
Nach fast vier Jahren hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) im Oktober nun seinen „Entwurf einer Neufassung“ der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (kurz: GoBD) vorgelegt. Mit den zum Teil weitreichenden Änderungen, die z. B. innovative Prozesse wie das Mobile Scannen betreffen, stellt die Novellierung der GoBD einen deutlichen Zugewinn an Rechtssicherheit und Klarheit für die Unternehmenspraxis dar.
Folgendes soll sich gemäß dem Entwurf zur „Neufassung der GoBD“ ändern:
Cloud-System als Speichermedium
In Tz 20 der GoBD sind die verschiedenen Komponenten eines Datenverarbeitungssystems aufgelistet. Als Speichermedium sind nun auch Cloud-Systeme explizit genannt und die Bearbeitung und Ablage im „virtuellen“ Speicher rechtlich klargestellt. Dabei spielt der Standort des Servers eine entscheidende Rolle. Sofern sich der Cloudserver im Ausland befindet, ist § 146 Abs. 2a AO zu beachten; danach bedarf die Aufbewahrung der Buchführungsunterlagen im Ausland einer separaten, antragsgebundenen Genehmigung.
Scannen mittels Smartphones
Zulässig ist nun auch das bildliche Erfassen von Belegen mittels Smartphones (Fotografieren bzw. Scannen; Tz 130 GoBD-neu). Dies dürfte zu wesentlichen Erleichterungen bei der Abrechnung von Reisekosten führen. Es ergeben sich neue Möglichkeiten zur mobilen bildlichen Erfassung von Schriftstücken (z.B. Verträgen) oder Geschehnissen (Beweisfotos), z.B. im Außendienst.
Die Erleichterung gilt auch für die Belegerfassung im Ausland, wenn die Belege im Ausland entstanden bzw. empfangen worden sind. Die Vorgabe, wonach Bücher und Aufzeichnungen in Deutschland zu führen und aufzubewahren sind (§ 146 Abs. 2 AO) steht dem nicht entgegen.
Ersetzendes Scannen und Buchführung im Ausland
Lt. Tz 136 GoBD können Papierdokumente gescannt und gespeichert werden (= ersetzendes Scannen). Im Anschluss dürfen die Papierdokumente unter den Voraussetzungen der Tzn 136 ff. GoBD vernichtet werden. Sofern eine Verlagerung der Buchführung ins Ausland genehmigt worden ist, kann die Digitalisierung der papierenen Ursprungsbelege auch am Ort der elektronischen Buchführung (d.h. im Ausland) erfolgen, wenn dieses ersetzende Scannen zeitnah nach dem Verbringen der Belege dorthin durchgeführt wird (Tz 136 GoBD-neu).
Konvertierung und Aufbewahrung
Werden Unterlagen von einem Dateiformat in ein anderes (z.B. Inhouse-Format) konvertiert, müssen nach GoBD 2014 beide Versionen miteinander verknüpft und beide aufbewahrt werden. Künftig (Tz 135 GoBD-neu) muss nur die neue Version aufbewahrt werden, wenn
bei der Konvertierung keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen wird,
bei der Konvertierung keine aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren gehen,
der Umwandlungsvorgang dokumentiert wird (Verfahrensdokumentation) und
die maschinelle Auswertung nicht beeinträchtigt wird.
Durch uns können Sie eine rechtssichere formell richtige Buchführung erstellen lassen, so dass Sie für die nächste Prüfung gewappnet sind. Wir analysieren auch gerne ihre Prozesse auf Konformität.
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