Zum Thema Lohn stellen sich die Grundsatzfragen, dass der Arbeitgeber wissen will, was ihn alles kostet und der
Arbeitnehmer wissen möchte, was er letztendlich aufs Konto überwiesen bekommt. Die Arbeitgeberattraktivität kann
im Zeitalter des Fachkräftemangels erhöht werden, indem zum Beispiel durch eine gezielte Gestaltung
des Lohnes (Lohnoptimierung) die Ziele der Arbeitgeberseite mit den oft differenzierten Vorstellungen von
Arbeitnehmern und Nachwuchskräften verbunden werden. So kann der Arbeitgeber über ein oder unter Umständen mehrere
Lohnkonzepte für bestimmte Arbeitnehmergruppen Optimierungseffekte erzielen (sinkende Lohnnebenkosten
auf beiden Seiten, erhöhte Liquidität im Unternehmen, Motivation durch faires Netto, Mitarbeiterbindung schaffen, mehr
Netto bei Sonderzahlungen/Prämien/Lohnerhöhungen, neue Mitarbeiter akquirieren durch zusätzliche Extras zum Gehalt,
Anreize für zukünftige Fachkräfte, Flexibilität als besonderer Anreiz für junge Generationen, technisch moderne
Unternehmensausstattungen, Ausnutzung gesetzlicher Steuervergünstigungen, gelebte Vereinbarkeit von Beruf und Familie).
So schaffen wir mit der Ausarbeitung eines individuellen Lohnkonzeptes bei Ihnen als Arbeitgeber einen messbaren
Mehrwert.
Welche Lohnoptimierungsbausteine gibt es?
Lohnsteuerfreie Zuwendungen
(Freigrenze: sollte der Wert der jeweiligen Grenze überschritten sein, wird der gesamte Betrag steuer- und
sozialversicherungspflichtig
Freibetrag: nur der übersteigende Teil des Betrages wird steuer- und sozialversicherungspflichtig.)
| Art der Zuwendung | Betrag | Häufigkeit | Bemerkung | ||
| Sachzuwendung
(Gutschein, Buch, Eintrittskarte) |
50,00€ | monatlich, 12* im Jahr | Freigrenze | Kein Barlohn, Zusammenrechnung aller Sachbezüge die individuell zu versteuern wären, zusätzlich zum Arbeitsentgelt, nicht anstelle Arbeitsentgelt-Erhöhung, arbeitsvertragliche/betriebliche/tarifvertragliche Vereinbarung erforderlich |
|
| Kinderbetreuungskosten
von noch nicht schulpflichtigen Kindern außerhalb des eigenen Haushalts nach Originalbeleg, |
in nachgewiesener Höhe | monatlich, 12* im Jahr | Muss zusätzlich zum geschuldetem Lohn gezahlt werden,
Gehaltsumwandlung ist nicht möglich |
||
| Geschenk aus besonderem Anlass
(Hochzeit, Geburt, Geburtstag, Konfirmation) |
bis 60,00€ | pro Ereignis,
kann mehrmals jährlich sein |
Freigrenze | Kein Barlohn | |
| Arbeitsessen bei besonderem Einsatz
(Überstunden, Inventur, Besprechung) |
bis 60,00€ | pro Anlass,
kann mehrmals jährlich sein |
Freigrenze | Kein Barlohn | |
| Betriebsveranstaltung
(Weihnachtsfeier, Ausflug, Sommerfest) |
bis 110,00€ pro Arbeitnehmer | höchstens 2* jährlich | Freibetrag | Kein Barlohn | |
| Leistungen zur Gesundheitsförderung
(Massagen, Yoga-Kurse, Rückenschule) |
bis 600,00€ | Jahresbetrag | Leistung muss im Präventionsleitfaden der Kranken-kassen aufgeführt sein | ||
| FPZ-Rückenkonzept-Training,
Bewegungsprogramme, Ernährungs-, Suchtpräventions-, Stressbewältigungs- |
AG-Zuschuss (oder wenn betriebliches Interesse nicht klar: bis 600€ Kostenersatz, wenn zertifizierte Maßnahme) |
Jahresbetrag | Maßgebend: ganz überwiegendes betriebliches Interesse des AG, wenn KH-Tage AN verringert werden können |
||
| Bildschirmbrillen | AG-Zuschuss oder Übereignung | Brille die AN am Bildschirm braucht; Voraussetzung: verschrieben durch fachkundige Person, ärztliche Verordnung vor Ausstellung |
|||
| Fehlgeldentschädigung
bei Kassentätigkeit |
bis 16,00€ | monatlich,
12* im Jahr |
um Fehlbeträge in der Kasse auszugleichen | ||
| Gestellung von Parkplätzen | tatsächliche Kosten | monatlich,
12* im Jahr |
|||
| Zuwendungen zur Altersvorsorge | Bis 4% der Beitragsbemessungsgrundlage der Rentenversicherung | ||||
| Reisekosten bei Auswärtstätigkeit | >0,30€ pro gefahrenen Kilometer
>Verpflegungsmehraufwand (14,00/28,00€) >Übernachtungskosten (tatsächliche Kosten bzw.20,00€ pauschal) |
begrenzt auf 3 Monate bei gleichem Ort und gleicher Leistung | Im Baugewerbe muss der AG die tatsächlichen Übernachtungskosten ab 01.01.2017 übernehmen |
||
| Arbeitgeberdarlehen | Höchstbetrag-Darlehen
2.600,00€
|
jährlich | |||
| Personalrabatt
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Höchstbetrag 1.080,00€ | jährlich | Es muss sich um Waren handeln, welche der AG herstellt bzw. vertreibt. | ||
| Private Nutzung betriebliche Kommunikationsgeräte (PC, Tablet, Laptop, Handy, Smartwatch etc.) |
Nutzungsüberlassung zusätzlich zum Arbeitsentgelt: keine Wert- oder Mengengrenze, mehrere Geräte parallel |
St-frei, SV-frei | Regelung im Arbeitsvertrag: Überlassungsdauer, Rückgabe, Höchstgrenzen | ||
| Nutzungsüberlassung durch Gehaltsumwandlung : keine Wert- oder Mengengrenze, mehrere Geräte parallel |
St-frei, aber SV-pflichtig | Regelung im Arbeitsvertrag: Überlassungsdauer, Rückgabe, Höchstgrenzen | |||
| Wallbox | Bei Überlassung betrieblicher Ladevorrichtung: AG-Zuschuss oder Pauschalzuschuss | St-frei & SV-frei | |||
| Ladestrom | elektr. Aufladen E-oder Hybridfahrzeug bei AG: AG-Zuschuss oder Pauschalzuschuss | monatlich | St-frei & SV-frei | ||
| elektr. Aufladen E-oder Hybridfahrzeug bei AN („Tanken Dienstfahrzeug zu Hause“): AG-Zuschuss |
monatlich | St-frei & SV-frei | Einzelnachweis Ladekosten/Stromverbrauch: über Steckdose (extra-Stromzähler) oder über Wallbox (Vss: RFID-Kartenleser für genaue Abrechnung Ladevorgänge AN ggü. AG; |
||
| E-Bike
|
Nutzungsüberlassung ohne Gehaltsumwandlung (z.B. E-Bike-Leasing) | St-frei & SV-frei | E-Bike
(iSv § 3 Nr.37 EStG: Fahrrad, kein Kennzeichen, max. 25km/h, Trethilfe, kein Führerschein, Marktanteil |
||
| Inflationsausgleichsprämie | Bis 3.000 € | einmalig, Teilbeträge möglich | St-frei & SV-frei | Zeitlich begrenzt bis 31.12.2024 | |
Pauschalversteuerte Zuwendungen
| Art der Zuwendung | Betrag | Häufigkeit | Pauschale Lohnsteuer | Bemerkung |
| Fahrtkostenzuschuss
|
0,30€ pro Entfernungskilometer
Ab dem 21. Kilometer 0,38€ |
15%, SV-frei | Für Fahrten Wohnung-Arbeitsstätte | |
| Entfernungspauschale | 15T/Wo x KM x 0,3€ (0,38€ ab 21.KM) | 15%, SV-frei | Kann in der Einkommenssteuererklärung nicht mehr geltend gemacht werden, (mehr als 15T/Wo: Anwesenheitsnachweis erforderlich) |
|
| Erholungsbeihilfen
|
156,00€ für AN
104,00€ zusätzlich für Ehegatten des AN 52,00€ zusätzlich für jedes Kind des AN |
1* jährlich | 25%, SV-frei | Zahlung innerhalb drei Monate vor oder nach dem Urlaub; Musterverwendungsvordruck, Bsp: AN Ehegatte 2 Kinder: Erholungsbeihilfe 364 € netto + 25% LSt = 462 € Kosten AG; dagegen: Urlaubsgeld 300€ netto bei 625 € brutto Kosten AG) |
| Übersteigender Teil einer Betriebsveranstaltung | 25%, SV-frei | |||
| Steuerpflichtiger Teil des Verpflegungsmehraufwandes | 25%, SV-frei | Betrag der steuerfreien Zuwendung kann zusätzlich nochmals pauschal versteuert werden | ||
| Jobticket | 15%, SV-frei | |||
| Incentive-Reisen, Eintritt VIP-Logen, Belohnungsessen | Bis 10.000,00€ | 30%, SV-frei | Diese Zuwendungen haben freizeitorientierten Charakter.
Für den AN tritt Beitragspflicht in der Sozialversicherung ein. |
|
| Private Nutzung betriebliche Kommunikationsgeräte (PC, Tablet, Laptop, Handy, Smartwatch etc.) |
Übereignung | 25%, SV-frei | ||
| Wallbox | Übereignung oder AG-Zuschuss zu Erwerb/ Nutzung betrieblicher Ladevorrichtung | 25%, SV-frei | Zusätzlich zum Arbeitsentgelt; Ladevorrichtung = gesamte Ladeinfrastruktur (ohne Ladestrom zu Hause) |
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| E-bike
(iSv § 3 Nr.37 EStG: Fahrrad, kein Kennzeichen, max. 25km/h, Trethilfe, kein Führerschein, Marktanteil |
Übereignung (nach Ende E-Bike-leasing) | 25%, SV-frei | Geldwerter Vorteil = Arbeitslohn (pauschal zu versteuern) = Differenz aus Endpreis/Marktwert (40% des Bruttolistenpreis neu zu Ztp der Inbetriebnahme) ./. tats. KP (AN vom AG oder Händler/LeasG) (bei Kauf von Dritten: Dr. pauschal zu versteuern, aber geldwerter Vorteil/Arbeitslohn ggü AG anzuzeigen) |
|
| Internetkostenzuschuss | max. 50€ | Mtl. | 25%, SV-frei | Zusätzlich zum Arbeitsentgelt, BP verlangt bei 50€ pauschal idR Echtkostennachweis, deshalb eher z.B. 47,50€ ansetzen |
Optimierung durch Kombination
Da sich ein Lohnkonzept nicht komplett mit einem Baustein zur Lohnoptimierung gestalten lässt, richtet erst eine
individuelle und ausgewogene Kombination mehrerer Bausteine den gestalterischen Mehrwert, z.B. durch:
- Teiloptimierung des vereinbarten Brutto-Entgelts, der Rest bleibt vollständig steuer- und
sozialversicherungspflichtiges Brutto-Entgelt; - mehrere Lohnoptimierungsbausteine ausnutzen,
- mehrere Stufen in einem Lohnoptimierungsbaustein ausnutzen: erst Überlassen eines Sachbezugsgegenstandes und
dann Übereignen.
Der Zufluss des Sachbezuges ist zu differenzieren. So erfolgt der Zufluss des Sachbezuges z.B. in Form eines Gutscheins
oder einer Geldkarte, die bei einem Dritten einzulösen sind im Zeitpunkt der Hingabe bzw. die beim Arbeitgeber
einzulösen sind im Zeitpunkt der Einlösung.
Da alle Lohnoptimierungsbausteine in der Regel zur Konsequenz haben, dass das Brutto-Entgelt sinkt und somit der spätere
Rentenanspruch reduziert wird, sollte zum Ausgleich dieses Rentennachteils gegebenenfalls eine betriebliche
Altersversorgung für den Arbeitnehmer in die Konzeption mit eingebunden werden.
Zusätzlichkeits-Kriterium
In der Praxis taucht immer wieder die Frage auf, unter welchen Voraussetzungen der Arbeitgeber Zuschüsse zu
Internetkosten, Fahrtkosten und Kinderbetreuungskosten zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn
erbringt. Der BFH geht in Abkehr zu seiner bisherigen Rechtsprechung nunmehr davon aus, dass der zusätzlich zum ohnehin
geschuldeten Arbeitslohn, der Arbeitslohn ist, den der Arbeitgeber verwendungs- und zweckgebunden leistet. Leistungen
des Arbeitgebers oder auf seine Veranlassung eines Dritten (Sachbezüge oder Zuschüsse) für eine Beschäftigung sind nur
dann im Sinne des Einkommenssteuergesetzes zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht, wenn
- die Leistung nicht auf den Anspruch auf Arbeitslohn angerechnet,
- der Anspruch auf Arbeitslohn nicht zugunsten der Leistung herabgesetzt,
- die verwendungs- oder zweckgebundene Leistung nicht an Stelle einer bereits vereinbarten künftigen Erhöhung des
Arbeitslohns gewährt und - bei Wegfall der Leistung der Arbeitslohn nicht erhöht wird.
Im Sinne des Sozialversicherungsrechts gilt dies entsprechend.
Anhand dieser neuen Kriterien sind gewährte Zuwendungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer, die mit einer
Entgeltumwandlung verknüpft sind, zu überprüfen. Maßgeblich ist der Zeitpunkt der Lohnzahlung.
Ein arbeitsvertraglich vereinbarter (nicht einseitiger) Lohnformenwechsel (Gehaltsumwandlung) wird von der
Finanzverwaltung anerkannt.
Aufzeichnungspflichten
Im Lohnkonto sind einige steuerfreie Bezüge nicht aufzuzeichnen (Aufzeichnungserleichterungen). U.a.
- Vorteile von Mitarbeitern aus der privaten Nutzung von betrieblichen Datenverarbeitungsgeräten und
Telekommunikationsgeräten und sowie deren Zubehör (Computer, Handy, Tablet etc.); - Vorteile aus der privaten Nutzung überlassener System- und Anwendungsprogramme (z.B. Office-Software), die der
Arbeitgeber auch in seinem Betrieb einsetzt; - Vorteile aus dem im Zusammenhang mit diesen Zuwendungen erbrachten Dienstleistungen;
- Trinkgelder, die anlässlich einer Arbeitsleistung Mitarbeitern von Dritten freiwillig, ohne Rechtsanspruch
zusätzlich zu dem Betrag gegeben werden, die er für die Arbeitsleistung erhält.
Umsetzung
- Analyse des vorhandenen Lohnsystems
- Lohnkonzept-Gestaltung
- Berechnung der Arbeitgeberkosten
- Umsetzung bei einzelnen Mitarbeitern/Mitarbeitergruppen durch Abstimmungen/Gespräche/Gruppenversammlungen,
Umsetzung der Lohnbuchhaltung
Lohnkonzepte können durch Gehaltsumwandlung beispielsweise realisiert werden. Gehaltsumwandlungen sind immer dann
ratsam, wenn freiwillige Zuwendungen z.B. in Form von Einmalzahlungen, Boni, Prämien oder anderen Zulagen im Raum
stehen, auf die kein Rechtsanspruch besteht. Zu berücksichtigen ist dabei grundsätzlich die
Mindest-/Tariflohnuntergrenze, Widerspruchsfreiheit zu Ansprüchen aus betrieblicher Übung, das Erfordernis der
schriftlichen Dokumentation, Vermeiden von Phantomlohn, keine Lohnoptimierungsbausteine verwenden die einen
Zusätzlichkeits-Vermerk beinhalten, keine Rückfallklauseln, sowie die regelmäßige Überprüfung der Lohngestaltung auf die
Gesetzeskonformität (BMF-Schreiben vom 5. Februar 2020).
Das Lohnkonzept kann erweitert werden im Rahmen von zukünftigen Lohn- und Gehaltsanpassungen und zukünftige freiwillige
Einmalzahlungen können einbezogen werden. Dann dürfen auch die Möglichkeiten genutzt werden, die der Gesetzgeber mit dem
Hinweis „zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn“ gekennzeichnet hat.
Im Gegensatz zur Gehaltsumwandlung bei bestehenden Arbeitsverhältnissen ist bei Neuanstellung die Gestaltung eines
Lohnkonzeptes frei, da alle Lohnoptimierungsbausteine genutzt werden können und Wandelbarkeit nicht beachtet werden
muss.
Als Berechnungshilfen bieten sich Faustregeln zur Berechnung an, da Musterabrechnungen zur exakten Berechnung im
Lohnprogramm weniger geeignete Mittel sind, damit Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Vorteile aus einem Lohnkonzept
verstehen können.
Faustregel zu Lohnsteuerklasse 1 und 4:
Für 40,00 Euro mehr netto werden durchschnittlich das doppelte brutto zzgl. 25% Lohnnebenkosten erforderlich sein,
alternativ ein Sachbezug.
(Arbeitnehmer Netto + 40,00 Euro = Arbeitgeber Brutto: 2 x 40,00 Euro + 25% oder Sachbezug)
Faustregel für Lohnsteuerklasse 3:
Für 40,00 Euro mehr netto werden durchschnittlich das doppelte an Gesamtkosten benötigt, alternativ ein Sachbezug zu den
hälftigen Kosten.
(Arbeitnehmer Netto + 40,00 Euro = Arbeitgeber Brutto 2 x 40,00 Euro oder Sachbezug 40,00 Euro)
Grundsätzlich ist zu empfehlen, beim Finanzamt eine kostenfreie Anrufungsauskunft einzuholen, um steuerliche
Unwägbarkeiten im Zusammenhang mit den Einzelbausteinen eines Lohnkonzeptes zu vermeiden.
Unsere Kanzlei bietet Ihnen fachkundige Unterstützung und Beratung zu diesen Themen. Gerne können Sie jederzeit mit uns
per Email unter info@dr-schneiderbanger.de, sowie per Telefon unter
09281/71550 und 0961/470350 in Kontakt treten.
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